(Re)-immaginare spazi di lavoro di successo: l’importanza degli spazi “Pivot”

13 Luglio 2020

Dopo l’esperienza del lock-down molte aziende si ritrovano a dover ripensare le modalità con cui utilizzano i propri spazi di lavoro, analizzare le loro future necessità in termini di spazio e si chiedono “Come posso sfruttare questi spazi per fare in modo che supportino al meglio le nostre esigenze”?

Con le misure di distanziamento fisico in vigore e l’attenzione al benessere dei dipendenti, al fine di migliorare il più possibile la qualità dell’esperienza in ufficio, i così detti Pivot Spaces – o spazi multifunzione dell’ufficio – costituiscono una caratteristica fondamentale dei luoghi di lavoro del domani.

“Il distanziamento fisico, al momento, è un fattore centrale quando si parla di design e progettazione di uffici”, dice Robyn Bailey, head of design and business development di Tétris South Africa. “Sappiamo che molte persone desiderano tornare alla propria scrivania dopo aver lavorato da remoto così a lungo, ma le aziende devono anche essere in grado di garantire che i loro uffici siano sicuri, oltre che, confortevoli, stimolanti e favorire la produttività”.

Infatti, una ricerca di JLL mostra che al 58% dei dipendenti manca l’ufficio – una cifra che diventa ancora più alta se consideriamo i millennials. Per molti è dovuto alla necessità di interazione umana con i colleghi, oltre che al bisogno di un ambiente di lavoro professionale.  

Ambiente di lavoro che, mano a mano che le aziende si rendono conto dei loro vantaggi e benefici, dovrà includere sempre più spazi multifunzionali. “Se ben progettati, gli spazi pivot contribuiscono in modo significativo a rendere l’ufficio un posto dove la gente vuole davvero stare, piuttosto che sentirsi in dovere di andare”, dice Bailey.

Ma cosa rende uno Spazio Pivot, uno spazio di successo?

1. Tutelare salute e sicurezza

Nel re-immaginare gli spazi di lavoro, la salute e il benessere dei dipendenti costituiscono due fattori centrali. In quest’ottica, gli spazi pivot possono essere utilizzati per distribuire il personale occupando tutto lo spazio-ufficio a disposizione, garantendo così il mantenimento della distanza fisica necessaria. Allo stesso tempo questi spazi possono assecondare in maniera flessibile eventuali cambiamenti delle linee guida e dei protocolli di sicurezza aziendali.

Questa tipologia di spazi – se progettati in maniera funzionale – può anche aiutare i dipendenti a sentirsi a proprio agio nell’ambiente circostante. La presenza di elementi naturali – come piante – e colori rilassanti possono avere un effetto riposante. Di questi tempi, anche superfici e materiali lavabili possono essere utili a rassicurare il personale. Ad esempio, la pietra ricostituita – al contrario delle pietre naturali porose – è un prodotto ad alte prestazioni e a bassa manutenzione, ideale per le mense, in quanto è eccezionalmente facile da tenere pulito. Nel caso di piani di lavoro o tavoli da riunione, è consigliabile utilizzare il pannello di fibra a media densità (MDF), un prodotto ingegnerizzato che risulta essere meno poroso dei legni naturali e di conseguenza più facile da pulire.

2. Creare un senso di comunità

Gli spazi pivot sono luoghi che si prestano molto bene ad ospitare riunioni di team interne in quanto facilitano la collaborazione tra colleghi e consentono di consolidare i rapporti di lavoro.

“Siamo diventati esperti di conference call”, dice Nuno Fernandes design director for Tétris EMEA. “Ma, per le idee spontanee che scaturiscono da essi, nessuna tecnologia potrà mai sostituire gli incontri di persona “.

Garantire che il design supporti l’interazione tra le persone non significa “reinventare la ruota” e investire un capitale in arredi, aggiunge.

Le soluzioni d’arredo modulari, che possono essere spostate e riposizionate facilmente, sono una buona scelta, nel breve termine, per quanto riguarda l’allontanamento sociale e, sul lungo termine, per la loro flessibilità. I pod monoposto a schienale alto offrono comfort e privacy per effettuare telefonate o per svolgere attività di concentrazione, mentre pod di maggiori dimensioni sono adatti a riunioni semi-private di piccoli gruppi.

I mobili regolabili, come le standing desk ovvero scrivanie per lavorare in piedi, favoriscono varie modalità di lavoro e soddisfano le diverse esigenze e preferenze dei dipendenti.

3. Supportare l’interazione con i clienti

Non si tratta solo di creare un ambiente di lavoro piacevole per i dipendenti; gli spazi pivot possono essere personalizzati anche per facilitare le relazioni con i clienti sia durante le presentazioni digitali che negli incontri di persona.

“Per quale motivo le riunioni di lavoro dovrebbero essere fredde e formali? I clienti che visitano gli uffici vengono accompagnati in una piccola stanza spoglia, magari con schermi in Perspex poco invitanti”, dice Fernandes. “Gli spazi dovrebbero invece essere accoglienti e stimolanti, ma comunque professionali per creare un’esperienza positiva”.

In alternativa alla board room, una sala di lettura, ad esempio, potrebbe essere utilizzata per ospitare audit finanziari o riunioni importanti.

4. Forte connettività

Man mano che gli uffici diventano più smart, la tecnologia si integra sempre di più negli spazi pivot.

“Ci siamo abituati a lavorare in open space seduti alla nostra postazione fissa per motivi legati alla connettività”, dice Fernandes. “Ma, come abbiamo imparato durante il lavoro a distanza, non è necessario che le attività lavorative siano svolte in un’area fissa per un periodo definito di otto ore”.

Il wireless deve essere in grado di supportare qualsiasi tipologia di attività, dalle video-chiamate alla trasmissione di file molto pesanti, senza che in ufficio ci siano punti scoperti e con una varietà di postazioni di ricarica per i dispositivi elettronici – anche integrate negli arredi.

5. Riflettere il brand

Gli spazi pivot offrono l’opportunità di valorizzare la cultura aziendale e di rispecchiare i valori del brand, afferma Bailey.

“Il vantaggio è duplice”, spiega. “I visitatori percepiscono in maniera immediata la filosofia e il brand dell’azienda quando entrano in un luogo di lavoro flessibile e collaborativo e, allo stesso tempo, un ambiente di lavoro inclusivo aiuta i dipendenti a sentirsi parte di un’organizzazione”.

Attrarre e trattenere talenti, in particolare nei settori maggiormente competitivi, è un altro fattore. “I giovani professionisti di oggi sono molto più attenti alla scelta del posto di lavoro”, dice Bailey. “Oggi, l’ambiente di lavoro può influire sulla scelta della società per la quale si ambisce a lavorare dopo l’università”.

Vuoi saperne di più sugli spazi pivot e come potrebbero essere implementati nella tua azienda?

Scarica l’edizione di luglio 2020 della nostra guida Tomorrow’s Workplace.