Progettare gli spazi di lavoro per la nuova normalità

22 maggio 2020

L’emergenza sanitaria comporterà un’accelerazione nell’implementazione da parte delle aziende di nuove strategie per gli spazi di lavoro.

Maggiore flessibilità degli spazi, utilizzo di barriere protettive tra scrivanie, sistemi di sanificazione degli ambienti e design biofilico sono solo alcuni degli elementi che caratterizzeranno gli uffici del domani.

Il momento che stiamo vivendo avrà impatti su diversi aspetti della nostra vita, tra questi uno degli ambiti che maggiormente sarà influenzato sul breve, medio e lungo termine è quello degli spazi di lavoro.

L’ufficio continuerà ad essere il cuore dell’attività dove si respirano la cultura e la filosofia aziendale, sostiene Philippe Sourdois – Managing Director di Tétris Italia. Un luogo di confronto e interazione dove si percepisce un senso di comunità che nessuna tecnologia, per quanto innovativa possa essere, è in grado di ricreare. Quello che però è destinato a cambiare è il modo di concepirlo.

Cambiamenti culturali in atto: il bilanciamento tra fisico e digitale

Ciò che siamo destinati a vedere è un nuovo bilanciamento tra digitale e fisico, tra sicurezza ed efficienza, tra vita lavorativa e privata, continua Philippe Sourdois. Il posto di lavoro assumerà nuovi significati e dovrà essere percepito come un luogo dove i dipendenti si sentono al sicuro e dove il loro benessere sia fisico che mentale è protetto.

Sarà necessario tenere in considerazione una serie di fattori che stanno modificando i comportamenti delle persone: il distanziamento sociale, una maggiore attenzione alla salute e l’aumento dell’uso della tecnologia che permette il lavoro da remoto.

Ripensare gli spazi di lavoro nel breve e medio termine

Sul breve periodo le aziende saranno chiamate a garantire la sicurezza e la distanza tra i propri dipendenti introducendo protocolli di igiene e sicurezza e adeguando le postazioni di lavoro secondo le linee guida del governo, includendo barriere fisiche, distanziatori e un’attenta igienizzazione degli ambienti. Ad esempio, attraverso l’implementazione di luci UV che permettono, durante le ore notturne, di sanificare in profondità gli ambienti e la manutenzione dei sistemi di climatizzazione dei locali che andranno sanificati regolarmente.

Dal punto di vista del layout, dice Tiziano Betti – Head of Design di Tétris Italia, non ci saranno cambiamenti significativi ma lo spazio sarà occupato in linea di massima per il 30% – 50% della sua capienza totale, in relazione alle caratteristiche dell’edificio, con un accesso ridotto del personale e incentivando il lavoro da remoto.

Sarà implementato l’utilizzo di applicazioni per prenotare gli spazi ed evitare il desk sharing e dovrà inoltre essere coordinata la mobilità in ufficio per gestire i flussi di circolazione e sensibilizzare i dipendenti sulle nuove modalità di fruizione dello spazio.

Le meeting room e gli spazi comuni andranno riorganizzati e sarà necessario gestire gli accessi per evitare il sovraffollamento anche tramite l’utilizzo di sensori in grado di oltre a rilevare la presenza delle persone anche di misurare lo stato di salute della persona, spiega Tiziano Betti.

Sul medio periodo, quando i dipendenti torneranno a recarsi in ufficio con maggior frequenza e regolarità e l’occupazione sarà maggiore, gli spazi andranno riconfigurati così da permettere alle persone la massima tutela del loro benessere psico-fisico.

Dalle zone di accoglienza a quelle operative, andrà rivista la geometria degli spazi introducendo sistemi touch-less e soluzioni di arredo flessibili e facilmente riadattabili per riconfigurare gli spazi in base a nuove necessità. Anche i materiali subiranno alcuni cambiamenti, si preferiranno superfici lisce, facilmente igienizzabili e che non si degradano con l’uso frequente di disinfettanti, prosegue Tiziano Betti.

Se nelle zone reception sarà necessario aumentare la distanza tra il visitatore e chi gestisce l’accoglienza con segnaletica ad-hoc ed eventualmente aumentando la profondità del banco reception, le aree lounge dovranno essere organizzate in maniera più fluida e aperta. Andranno riconfigurati anche phone booth e meeting room informali trasformandoli in postazioni di lavoro singole per ritrovare privacy e concentrazione mentre le aree break, sostituite da coffee point dislocati in più punti dell’ufficio, saranno riconvertite in spazi multidisciplinari.

Con l’evolversi della situazione e il delinearsi di nuove esigenze potranno poi essere introdotte hub space o clubhouse dinamici per supportare il lavoro in team, quando non può essere gestito a distanza, e l’interazione tra colleghi, dice Betti.

Dal design biofilico al “virtual engagement”

Le diverse aree di lavoro saranno delimitate introducendo pannelli divisori, elementi per l’archiviazione, locker o ancora elementi naturali.

E proprio il design biofilico sarà uno dei trend che maggiormente caratterizzeranno gli uffici del futuro, spiega Tiziano Betti. L’introduzione della natura all’interno degli ambienti di lavoro consente infatti di generare nelle persone quell’equilibrio psico-fisico e un senso generale di benessere necessari a farle sentire sicure e protette.

Una soluzione sostenibile, anche in termini di costi, con un basso impatto ambientale che migliora allo stesso tempo anche la qualità dell’aria.

Secondo Philippe Sourdois, anche l’affermazione crescente del “virtual engagement” e la necessità di innovazione giocheranno un ruolo fondamentale nella progettazione degli uffici post Covid.

Con le politiche sulle limitazioni di viaggi e trasferte introdotte dalle aziende e la riduzione degli spostamenti gli incontri saranno sempre più virtuali.

Sarà quindi fondamentale che gli uffici siano dotati di tecnologie all’avanguardia con una forte connettività per supportare la comunicazione e la collaborazione a distanza dotando quindi le zone meeting di sistemi di video-conferenze e piattaforme digitali, senza tralasciare le tematiche legate alla progettazione acustica, afferma Tiziano Betti.

Il luogo di lavoro del domani dovrà essere progettato sulla base dei bisogni dei dipendenti ricreando un’ambiente confortevole e familiare dove le persone hanno voglia di recarsi e che, anche in questo periodo di continuo adattamento, supporti in primo luogo la loro salute e sicurezza e li coinvolga creando un senso di “community” all’interno dell’organizzazione.

I nuovi parametri degli uffici del futuro

Nei mesi a venire sarà quindi necessario per le aziende valutare quelle che saranno le loro esigenze future in termini di risorse, riorganizzazione dei sistemi aziendali e spazi di lavoro tenendo in considerazione anche le possibili evoluzioni degli scenari dal punto di vista del real estate e dei cambiamenti urbanistici. 

Possiamo però prevedere che benessere, cambiamento culturale aziendale e flessibilità saranno i principali fattori che definiranno i nuovi parametri degli uffici del futuro, conclude Philippe Sourdois – Managing Director di Tétris Italia.

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